Kuidas tööl tõhusaid e-kirju kirjutada

Kui olete kunagi saanud kolleegilt meili, kus on liiga sõnalisi juhiseid, segaseid taotlusi või tee kui kaasatud on liiga palju tarbetuid adressaate, teate efektiivse e-kirjavahetuse olulisusest tööl. Ilma organisatsiooni või mõtlemiseta saadetud e-kirjad võivad tegelikult töövoogu takistada, tüütad inimesi üldiselt ja põhjustavad muidu välditavat valesti suhtlemist.

Niisiis, kuidas koostada selget ja tõhusat e-kirja, mis tagab õige tasakaalu üksikasjaliku ja lühikese vahel; üks, mis tabab kõiki õigeid teemasid kõikidele asjassepuutuvatele inimestele? Kõigepealt peate teadma, millal tuleks midagi e-postiga saata, mitte otseteatele, isiklik kohtuminevõi telefonikõne. E-kirjad sobivad ideaalselt pikemate juhiste loendite saatmiseks, projekti sisselogimiseks või failide jagamiseks. E-kirjavahetus tagab ka kõigi oluliste vestluste kirjaliku ülevaate, millele peate hiljem viitama. Siin on kuus asja, mida kõik tõhusad e-posti kirjutajad teevad enne, kui nad vajutavad nuppu „saada”.

1. Maksimeeri teemarida

Kõigepealt peate kohandama teemarea vastavalt sõnumile ja / või teie vastusele. Kas kirjutate kellelegi, kes saatis teile eelmisel nädalal e-kirja? Ärge tõmmake üles vana, sõltumatut sõnumit ja klõpsake nuppu „vasta” - see on see, et teie adressaat unustas täpselt selle, mida nad teile nädal tagasi kirjutasid. Aidake neil orienteeruda ja koostage vastus värske teemareaga, mis kajastab kas uut teemat või teie vastust nende sõnumile (öelge: „Taust teave meie uusima kliendi Jane Doe kohta või „Juhised meie uude majja Clevelandis”), ütleb Peggy Duncan, isikliku tootlikkuse ekspert Atlanta. Peate segi ajama adressaadi ja teie sõnumit on hiljem lihtsam leida.

Teiseks, olge konkreetne. Näiteks siin on halb / ebamäärane teemarida: „Personali koosolek.” Nüüd on siin parem: „Palun viige see manus kell 14.00. töötajate koosolek. ”Kui lisate üksikasjad, nagu vajalik toiming või kus ja millal üksikasjad, aitate adressaadil teie sõnumi olulisust koheselt mõõta, ütles Marsha Egan, raamatu autor Postkasti Detox ja e-posti tipptaseme harjumus ($20; amazon.com). See aitab neil meeles pidada ka vajaliku ülesande täitmist.

Kas pole kindel, milline teema peaks olema? Mõelge märksõnadele, mida kasutaksite, kui peaksite e-kirja hiljem leidma, ütleb artikli autor Nick Morgan Kas sa kuuled mind? Kuidas suhelda inimestega virtuaalses maailmas ($11; amazon.com).

2. Esitage üksikasjalikke juhiseid

Kirjalike juhiste selgus võib muuta või muuta tööalase meilisüsteemi efektiivsuse. Kui määrate inimrühmale vastavad ülesanded, jagage need isikute kaupa ja kasutage täppide abil, et kõik teaksid täpselt, mida te konkreetselt nende jaoks vajate.

3. Valige saajad hoolikalt

Kirjutage e-kiri enne adressaatide lisamist, ütleb Vanessa Van Edwards, raamatu autor Lummage teadust inimestega edu saavutamisest ($12; amazon.com). See mitte ainult ei takista kardetud juhuslikku saatmist, vaid võimaldab teil ka e-kirja sisu põhjal adressaate lisada. Kas soovite vältida neid pikki mitme inimese e-posti ahelaid? Kui teil on vaja mõne inimese (nt dokumendi) kommenteerimiseks mitu inimest, kaaluge jagatava loomist fail (nagu Google Doc), kus igaüks saab teha muudatusi ühes ruumis ilma tuhat saatmata e-kirju.

SEOTUD:Kõik, mida peaksite (ja ei peaks) sisaldama kontorivälise e-posti aadressil

4. Lõika äravoolu keel

Meilisõnum parandamist vajava snafu kohta? Selle asemel, et poeetiliselt vahatada selle üle, mis see on või mille süü see on, keskenduge vajalik tegevus probleemi lahendamiseks. Näiteks selle asemel, et öelda: „Kliendil on probleem meie esitlusega ja see jääb korda raskesti parandatav, "proovige", ma tahaksin, et teie abi oleks midagi sellist parandada, mille klient meie kõne peale esitas. "See teeb negatiivse tagasiside andmine või ebameeldivate ülesannete taotlemine e-posti teel tõhusam.

5. Kaasa vastuse juhised

Isegi siis, kui teie e-posti aadress ei vaja vastust („Ma viibin järgmise kahe tunni jooksul arsti vastuvõtule“ või „Võite pöörduda oma teatada homme, mitte täna ”), tunnevad paljud inimesed, et on kohustatud seda kinnitama„ OK ”või„ Tänu ”. Andke neile inimestele kerge välja. "Kui te ei soovi tagasi tulla, lisage oma sõnumi lõppu tekst" Vastamist pole vaja "," ütleb Duncan. „See säästab aega mõlemas otsas ja lõpetab kasutud e-kirjade kirjutamisest postkastidesse.” Samuti ärge kartke kirjutada „Tänan teid ette”, kui esitate kellelegi küsimust. See takistab teil kiusatust saata üherealist "Tänutähte", kui inimene tagasi kirjutab.

6. Ärge saage liiga isiklikuks

"E-kirjad on faktide, mitte tunnete jaoks," ütleb Egan. Digitaalses kirjavahetuses puuduvad hääletähendused ja kehakeel, kindlasti tunded - kuidas tunnete töökaaslast, mida arvasite oma naabri peost - võivad hõlpsasti olla valesti tõlgendatud. Kui soovite tõstatada tundliku (või vähem kui positiivse) teema, siis helistage neile.

SEOTUD:E-kirja etiketi 7 käsku peaksid kõik järgima

• Autor: Caylin Harris

• Autor: Andra Chantim

• Autor: Maggie Seaver