Korraldage oma tööelu 5 lihtsa sammuna

Hinnake e-kirju, mida saate iga päev. Kas soovite saada infolehti või värskendusi, mis teid ei paku? Tellimusest loobumine, ütles tootlikkuse konsultant Carson Tate, produktiivsuskonsultatsioonifirma asutaja Töö lihtsalt. Kui meilisõnum võtab aega vähem kui paar minutit, siis tehke seda kohe, isegi kui see tähendab selle kustutamist või arhiveerimist. Kui vastus vajab rohkem kaasamist, proovige muuta teema rida toiminguelemendiks. „Oletame, et sain e-kirja PowerPointi esitluse läbivaatamise kohta. See on minu tegevuse samm, mille tipin teemareale, nii et ma ei pea e-kirja uuesti lugema, ”ütleb Tate. Kas teie e-posti server saab automatiseerida teatud asju, mida sageli teete? Muutke tavalised vastused allkirjadeks või proovige automaatset esitamist: “Automaatselt saate Outlookis reegli kirjutada teisaldage kirjad otseraportitest failikausta, ”ütleb Tate,„ mis on suurepärane asjade leidmiseks hiljem. ”

Pange kõik, mida teete, digitaalsesse kalendrisse - lisage jah ka koosolekud, kuid blokeerige ka lõunasöögi aeg. „Kalender on teie aja visuaalne ilming ja te peaksite seda kasutama oma päevaplaanina, mitte aga kohana, kus teised saaksid oma päeva planeerida,“ ütleb John Zeratsky, raamatu kaasautor.

Eesmärk vähendada laual olevate lahtiste paberite arvu, ütles Rasmussen. (Segaduse veelgi vähendamiseks skannige dokumendid, mida soovite säilitada, ja looge a Google Drive failide kausta, nii et pääsete neile juurde kõikjale.) Sorteerige paberid kategooriatesse vastavalt sellele, kas peate need läbi lugema, arhiveerima, saatma ise korralduse, kellelegi helistama või veebis jälgima üles. Kas tunnete kogu paberi üle hämmingut? Valige ainult üks ala oma tööruumist - see võib olla nii väike kui üks sahtel või sama suur kui kogu töölaud - ja puhastage kõik, mida teate, et te ei vaja. Korrake veel paljudes kohtades, kuni olete kogu oma kontori katnud.

Laenutage nutitelefonide organisatsioonilist struktuuri. Sarnased rakendused (arvan, et tervise- või osturakendused) saab rühmitada kaustadesse. Tate soovitab seda kasutada oma arvutifailide korraldamise juhtpõhimõttena. Abiks võib olla ka kuupäevade lisamine kaustade nimedesse; see on hea aeg kontrollida oma ettevõtte digitaalsete dokumentide säilitamise juhiseid ja teada saada, kui kaua peate dokumente säilitama ja mida saate prügikasti viia. Säilitatavate dokumentide puhul „mõelge, kuidas ja millal need kätte saate”, ütleb Tate. Failidele, mida sageli kasutate, peaks olema lihtne juurde pääseda. “Kui soovite oma otsingusüsteemile faile nimetada, vaadake dokumenti ja küsige endalt:“ Mis on esimene asi Kas ma mõtlen sellele dokumendile vaadates? "Mis kõigepealt pähe tuleb, on teie faili nimi," ütles ta ütleb.

Lauren McGoodwin, ASi asutaja ja tegevjuht Karjäärikontsert, naiste karjäärisait, soovitab enne õhtul igal õhtul kontorist lahkumist järgmise päeva ülesanded kirja panna. „Proovin oma ülesanded prioriteetsuse tasemele viia. Ma jagan need jaotuseks "esmatähtsad", "lihtsad võidud" ja "võin oodata järgmist päeva", "ütleb ta. See aitab tal kaasata isiklikke ülesandeid, näiteks treeningut, sest ta näeb, millal tal on taskuid. See, kas muuta oma loend digitaalseks või analoogseks, on teie otsustada. Mõned uuringud näitavad, et ülesande allakirjutamine võib selle tõenäolisemalt saavutada. Tate sõnul eelistab ta digitaalseid loendeid, kuna tulevaste projektide kujundamine võib olla keeruline, kui teil pole paberiplaneerijal neile füüsilist ruumi; saate tulevasi kuid ja aastaid digitaalselt jälgida.