E-kirja etiketi 7 käsku peaksid kõik järgima
"Ärge vastake kõigile, kui iga inimene selles levitusloendis ei pea teadma, mida teil öelda on," ütleb Ainese Symington, Finesse Worldwide'i tegevjuht. Ta soovitab nimekirjas olevad nimed üle vaadata ja vastata ainult neile, kes teie vastust tegelikult vajavad. See võib tähendada vastamist ainult saatjale või kolmele seitsmest adressaadist. Ja kui teie mänedžer või kolleeg soovib, et teiega midagi kopeeritaks, austage tema taotlust.
Läbimõeldud vastused võivad teiste aega kokku hoida. „Olgu tegemist ärilistel või sotsiaalsetel põhjustel, hakkab inimesi häirima tähtsusetu voog e-kirju, kuna nende avamiseks tuleb peatuda, ”ütleb Texase Protokollikooli asutaja Diane Gottsman. Nii et mõelge kaks korda, enne kui vastate kõigile küsimusega „Ei saa hakkama”, kui järgmine kord kutsutakse hiline hommikueine.
Hea teemarida aitab adressaatidel e-posti tähtsuse järjekorda seada, väidab Awesome Etiquette taskuhäälingu saatejuht Lizzie Post. Mida iganes teete, ärge jätke seda tühjaks. Ainerea meisterdamisel muutke see konkreetseks ja kokkuvõtlikuks ning jälgige õigekirja ja grammatikat. "See on esimene asi, mida inimene märkab," ütleb Post.
SEOTUD: Korraldasite oma tööelu 5 lihtsa sammuna
Kuna teemariik peaks kajastama meili sisu, soovitavad eksperdid vestlusvoolu ajal teemarea värskendada. Vältige teemasid, mis võivad e-posti kiireloomulisust halvendada (mõelge: pealkirja a kiire küsimus) suurem tööprobleem) või paneb keegi vastamata teate, mida ta arvab olevat juba lugenud, selgitab Gottsman. Ta soovitab alustada uut lõime, kui e-kiri on algsest sõnumist liiga kaugel.
Ehkki eksperdid ei lepi e-kirjadele sobivas reageerimise aja osas, nõustuvad nad siiski, et peaaegu iga e-kiri väärib vastust. Kui piisab lihtsast vastusest („Sain aru, aitäh” või „Kõlab nagu hea plaan”), proovige vastata kohe, kui olete e-kirja lugenud.
Mõnikord nõuab e-kiri teavet, mille kogumiseks võib kuluda mitu päeva, kuid see ei tähenda, et teil lubatakse inimesi riputada. "Andke neile teada, et olete nende meilisõnumi kätte saanud, ja saate tagasi, kui saate," ütleb Symington.
Ja pidage meeles, et kasutate automaatse vastuse sõnumit, kui reisite või kontorist välja, lisab ta, nii et teised teavad, et nad ei peaks vastust ootama.
"Veenduge, et edastaksite õigetel põhjustel õigetele inimestele," ütleb Post. Enne edastamist hinnake sisu tundlikkust - see sisaldab kõiki manuseid ja kõigi sõnumiga seostatud nimesid ja kontaktteavet. Mõned inimesed eelistaksid, et nende kontaktteave jääks privaatseks. Kui niit sisaldab liiga palju arutelu üksikasju, alustage värsket meilisõnumit.
SEOTUD: Kuidas käsitleda 5 äärmiselt tüütut töökaaslase olukorda
Me kõik oleme seal olnud. Viirus võtab kätte ja enne kui me sellest teada saame, rämpsuksime vanaisa linkidega, mis paneksid kedagi punastama. Kui saate teada, mis on ilmselgelt viirus, teavitage ohvrit, kes ei pruugi toimuvaga kursis olla. "Lihtsalt öelge:" Ma tahtsin teile teada anda, et see juhtub, "" ütleb Symington. "See on tore asi, mida teha."
Hoolib sellest, et jätaksite isiklikult hea mulje, miks siis mitte hoida oma e-posti personaali sama standardiga? "E-post on teie peegeldus ja seda tuleks kirjutada pigem tähe kui tekstina, pidades samal ajal silmas lühidust," ütleb Symington. Kontrollige õigekirja, grammatikat ja kirjavahemärke. Kõik tähed tähistavad karjumist ja kõik väiketähed tähendavad, et olete laisk. Liiga palju fonte, värve ja naerunägusid võib ärritada, lisab ta.
Olge sõbralikud, püüdmata huumoriga üle pingutada. "Eksige ettevaatusega isegi siis, kui teil on huumorimeelt," ütleb Gottsman. Helisõnumeid segatakse meilides liiga sageli ja te ei soovi ebaprofessionaalsusena esineda, kuna keegi ei saa teie nalja.
Üks asi on see, kui sööte juhuslikult mõne muu olulise inimesega (ja kuupäevaõhtu on homme), kuid ärge kontrollige kindlasti õhtusöögi ajal e-posti, kirjutab Post. Mis kontoris toimub, siis see sõltub. Kui kolleegid viivad konverentsiruumidesse telefonid või sülearvutid, et koosolekutel e-kirjadele juurde pääseda, siis on see ilmselt korras. "Võtke arvesse, et ettevõtte kultuurides kehtivad erinevad e-kirjad," ütleb ta. "Teage e-posti olemust oma tööl, et see oleks sobiv."