Tähelepanu juhtimine: produktiivsuse oskus, mille peate oma ülesandeloendi üle juhtima

On põhjust, miks ajajuhtimisest on paljude inimeste jaoks saanud kättesaamatu ja ebapiisav lähenemisviis tootlikkusele. Võib-olla peate halvaks ajajuhtimisoskuseks oma kõige suuremat puudust, mis hoiab teid kodus ja tööl tagasi. Kuid miks peaks kelleltki eeldama, et ta saab aega „hallata“? Aeg on määramatu, autonoomne konstruktsioon ja seetõttu oma olemuselt juhimatu.

Mitu korda olete endale öelnud, et lähete tee seda asja kell 14:00 Sa hakkad seda asja tegema kell 2, kuid pakiline e-kiri tuleb läbi -ding! - ja peate sellele vastama. Seejärel olete oma poolt armunud postkast täis muid e-kirju; võib sama hästi vastata neile, kui see aken on. Üks e-kiri viitab artiklile, mis tuletab teile meelde teist artiklit, mille teie sõber teile teisel päeval saatis, kui unustasite lugeda. Hakkate lugema ja taipate, et kell on juba 02:28 ja selle esimese asja tegemiseks on teil kulunud ainult üks tund. (Tõmmake ärevus ja enesevigastus.)

Kui te kaotanud 28 minutit tööd teete, ei saa te kella kella kaheks tagasi keerata ega aega peatada. Mida sa

"Niikaua kui otsustame oma aja tootlikkuse poole juhtimise osas, jääme alati kaheksa palli taha," ütleb Maura Thomas, tootlikkuse ekspert ja Tähelepanu juhtimine.

Thomase sõnul on kaks peamist põhjust, miks ajajuhtimine kui kontseptsioon ei sobi paljudele inimestele. "Esiteks, kui räägime aja juhtimisest, annab see meile illusiooni, et meil on tegelikult aja üle kontroll, kui tegelikult meil seda pole - aja marssid ükskõik, mida te teete," selgitab ta.

Teiseks, kui enamik inimesi mõtleb oma ajaga toime tulla, on nende esimene instinkt teha kohtumine iseendaga (kell 9.00 lõpetan kvartaalse analüüsi; kell 10:30 hakkan e-kirjadele vastama). Nagu Thomas rõhutab, on probleem selles, et endaga kohtumist on lihtne - kõige lihtsam - katkestada. Kes sind peatab?

Aeg on endiselt vajalik ja oluline, kuid see ei tohiks olla ainus asi, mille külge aitate oma isikliku produktiivsuse tunde. Thomas soovitab kasutada teie kalendrit ainult asjades, millel on ajaga tugev seos. Need on teie kohtumised teiste inimestega, üritused, projektide tähtajad.

Muud ülesanded, millel tehniliselt ei ole tähtaega ja mille eest te ei ole kellegi teise ees vastutavad, on ajaga nõrgemad. Selliste juhtumite puhul võiksite kindlasti kavandada töötamist kell 3:00, kuid "kui te ei kontrolli ka sel ajal oma tähelepanu, pole sellel vahet," ütleb Thomas. "Kui see ajaplokk lõpeb, ei tehta seda ülesannet, kui te ka oma tähelepanu ei halda."

"Kui aja haldamine tähendab endaga kalendris kokkuleppimist, siis me ei suuda seda ja oleme alati läbi kukkunud," sõnab ta. "Kuid põhjus, miks me praegu sellega läbi ei kuku, on see, et meil on nii palju tähelepanu hajutamist." 

SEOTUD:Kodust töötamise näpunäited Päris lihtne Toimetajad vannun

Oma uurimistöö, kirjutamise ja produktiivsuse õpetamise kogemuse kaudu on Thomas jõudnud tähelepanu juhtimise määratlemisele kui käitumisharjumuste kogumile mis annavad teile võimaluse teada saada, kus teie pea asub, ja [võime] liikuda aju seisundisse, mis on hetk. ” 

Tähelepanu juhtimine ei ole aja või aja juhtimise kontseptsioonist täielikult lahutatud, kuna need on kõik omavahel seotud. (Nagu Thomas tunnistab, “räägime mõnes mõttes semantikast, aga meie kasutatavad sõnad on võimsad”) 

Kuid kontseptsioonina on selle eesmärk nihutada teie arusaamist ja strateegiat kuidas sa motiveerid ennast: Selle asemel, et keskenduda aja kontrollimisele, ei saa keegi keskenduda millelegi, võite keskenduda oma tähelepanu juhtimise harjutamine - midagi, mis on vägagi teostatav (ehkki koos harjutamise ja tahtejõud). Lihtsamalt öeldes tuletab Thomas kindlameelselt meelde inimestele, et nad pole abitud, ja annab neile õiguse saada tagasi hõivatud päevade üle kontroll.

SEOTUD:Hõivatud? Pomodoro tehnika teeb imeliseks produktiivsuse - ja kõik, mida vajate, on köögitaimer

Tähelepanu juhtimise kui produktiivsuse meetodi mõistmiseks peame kõigepealt mõistma, kuidas tähelepanu ise töötab, nii laias laastus kui ka isiklikult. Läheme tagasi nende mainitud „aju seisundite” juurde, mida Thomas mainis, või tähelepanu „nelja kvadrandi”, mille me mingil päevahetkel hõivame ja mille vahel liigume.

Ta ütleb: "Kui liigitame vabalt erinevad ajuseisundid, milles me võiksime olla - muidugi on olemas lõpmatu arv -, aga lihtsalt üldiselt on need ämbrid: 1) reaktiivsed ja tähelepanu hajunud, 2) keskendunud ja teadlikud, 3) unistavad või rändavad ja 4) Vool. " 

See on peaala, kuhu enamik inimesi kogu päeva jooksul jääb, olgu siis kodus viibimise vanem või ettevõtte konsultant. Selles olekus võite olla proovides et keskenduda, kuid teil puudub ikkagi kontroll oma ümbruse üle ja jääte tähelepanu hajutamise meelevalda: e-posti teatised, vaikne pingi, telefon heliseb, soovib lugeda lahedat artiklit, keegi hüppab teie laua taha kiire küsimuse esitamiseks, on nälg suupiste järele või laps segab ülesanne kui töötate kodus.

„Me vahetame asju ühe asja vahel, meil on inimesi, kes lahkuvad, tulevad e-kirjad ja telefon helistub, ja me lihtsalt tegeleme oma päevaga või, täpsemalt öeldes, ülesannete vahetamisega. Võite alustada projekti, mis kavatseb seda läbi vaadata, kuid palju väliseid tähelepanu ja sisemisi probleeme kiusatused viivitada hoiab teid reaktiivses ja segatud olekus, mis pole üllatav, et optimaalse tootlikkuse saavutamiseks on ideaalne tähelepanu juhtimise kvadrant.

"See teine ​​ämber on omamoodi polaarpidur," ütleb Thomas. keskendunud ja teadlik olek on selline, kuhu aktiivselt keskendute. Püüate kogu tähelepanu koondada ühele ülesandele (pika e-kirja aruande kirjutamine ja saatmine) või võib-olla pühendades teatud aja ja kontsentratsiooni teatud ülesannetele (võttes aega, et saata mitu e-kirja, milles olete olnud) edasi lükkama).

Mõlemal juhul võib Thomas öelda, et selles kvadrandis „võtate meetmeid tagamaks, et teid ei segata, lükate aktiivselt välja muud mõtted, mis hiilivad ja hoiate oma tähelepanu pikema aja vältel kognitiivsemalt nõudlikumaks ülesanne. ” 

See on kõige ilmsem peaala, kuhu pöörduda, et olla oma kõige produktiivsem ja tõhusam mina. [Autor ja arvutiteaduse dotsent Georgetowni ülikoolis] Cal Newport populariseeritud mõiste “sügav töö” kirjeldada töö tüüpi, mis selles olekus toimub.

SEOTUD:3 lihtsat tähelepanelikkuse tehnikat, mille abil saate varjatud tööpäevast välja hiilida

"Siin ei suuna me aktiivselt oma tähelepanu eriti kuhugi, vaid seisame aktiivselt tähelepanu kõrvale juhtimise vastu," selgitab Thomas. “Sa lased oma mõttel tiirutada ja lihtsalt ole, ja ütlete tahtlikult oma telefoni väljavõtmiseks teksti saatmiseks, teleri sisselülitamiseks või isegi taskuhäälingusaatesse panemiseks „ei”. Thomas nimetab neid vaikseteks hetkedeks või vahepealseteks hetkedeks, kui ootate bussi, järjekorras kohvikusse või jalutate üle parkimisplatsi, et oma autot saada.

Võib tunduda kahjutu, isegi nutikas - produktiivne! - täita need vahepealsed hetked aktiivsuse või tähelepanu kõrvale juhtimisega (miks mitte liftiga sõites mõned meilid välja lüüa?), Ja see võib sageli nii olla. Kuid on oluline leida tasakaal, sest just nende väikeste mõtetaskute ajal eksleb kõik hea.

"See unistav seisund on siis, kui meil on teadmisi, kui meil on ideid ja kui meie loovus tõepoolest välja tuleb," ütleb ta. „Te ei saa endale käsu anda ülevaade, uus idee või mõni probleem lahendada. Need asjad võivad juhtuda ainult vaiksetel hetkedel. Oleme millegipärast jõudnud arusaamisele, et kui me ei tee, teeme, teeme, siis pole me produktiivsed. Kuid tegelikult on täpselt vastupidine. "

Ja lõpuks, seal on vool, sügavalt keskendunud psühholoogiline seisund, milles teie aju töötab teisiti kui üheski teises kolmes kvadrandis. Seda psühholoogilist kontseptsiooni tunnistas ja nimetas esmakordselt ungari psühholoog Mihály Csíkszentmihályi ning sellega kaasneb enda ülesannete vaevatu kaotamine. „See, mida te voolu ajal olete, tähendab seda aju osa, mis tunneb ennast õigeaegselt ja kosmos (olen näljane, mul on külm, see on igav, mõtlen, kas kellelegi mu Instagrami postitus meeldis) kaob ära, ”Thomas ütleb. „Olete täielikult vaevatud selle ülesande täitmisega; see on täielik imendumine selles, mida teete. ” 

Teisisõnu, isegi ilma sellest aru saamata, olete selles tsoonis. Ideaalne vaimne koht produktiivsuseks, eks? Kuid seal on üks saak: "Te ei saa ennast voolu käsule anda," ütleb Thomas, lisades siiski, et "kui te jääte pikema aja vältel keskendunud ja teadlikes pearuumides võib teil voolavuse loksumine õnnelik olla. ”

„Need on neli aju seisundit, millesse me võime oma ajutegevuse koondada, ja tähelepanu juhtimine on lõppkokkuvõttes võime teadvustada, milles viibite, ja seejärel teadlikult üle minna sellele, mis teid hetkel kõige paremini teenib, ”räägib ta.

Kui esimene samm tähelepanu juhtimise omandamise suunas on teadlikkuse kasvatamine selle kohta, kus teie mõte konkreetsel hetkel asub, siis teine ​​on see teadvustades, milline aju seisund on käepärase ülesande jaoks ideaalne, ja nihutades end teadlikult sellesse aju seisundisse, et seda saada tehtud.

On õiglane öelda, et „keskendunud ja teadlik” - mitte enam levinud „reageeriv ja tähelepanu hajunud olek” - on ideaalne vaimne koht elamiseks tihedal päeval. Kuid kuidas jõuda esimese asjana hommikul, kui olete unine ja udune? Või keskpäeva paiku, kui teie taldrikul on hunnik ülesandeid ametlikult üle jõu? Või umbes kell 15:00 kui olete näljane, olete väsinud ja teie töökaaslased (või perekond) on häirivad? Sa võtad kontrolli tagasi.

„Inimesed ütlevad mulle, et nad peavad oma töö korda saama, kuid [ei saa seda teha, sest] inimesed segavad neid pidevalt. Inimesed on alati kavatsen sind katkestada, ”selgitab Thomas. "Ainus viis katkestamise katkestamiseks on käskida inimestel lõpetada teie katkestamine mingiks perioodiks." 

Nagu Thomas ütleb: tähelepanu on antidood tähelepanu hajutamiseks. Selle asemel, et lasta tähelepanu kõrvale juhtida, tunnustage nende enda agentuuri. "Kaks kõige kriitilisemat tehnikat teie tähelepanu juhtimiseks [alustamiseks] on keskkonna ja tehnoloogia juhtimine," ütleb ta. Siit saate teada, kuidas.

Üks viis selleks on luua signaale, mis edastavad teistele, kellele proovite keskenduda. See võib olla sõna otseses mõttes ärge häirige; see võib olla ka kõrvaklappide panemine; kui teil on kontor või eraldi tööala, võib see olla ukse sulgemine; või võib see olla kõik ülaltoodud, kui vajate. „Ükskõik, mis signaal on, olge selle kohta selgesõnaline - ärge lootke, et see, kui teil on inimestel kõrvaklappe, teavad, et see ei häiri. Peate neile seda ütlema, ”nõuab Thomas. „Kui minu funktsiooni Ära häiri märguanne on käes, ärge häirige mind, kui see pole tõesti hädaolukord. See on näide oma keskkonna juhtimisest. ” 

Pole realistlik loota, et kogu päevaks tuleb signaal "ärge mind häirige", vaid Thomas soovitab end välja lülitada, et keskenduda sügavale, näiteks 20 minutiks tunnis või umbes 90 minutiks kaks korda päevas. "Sagedus ja kestus on teie otsustada ja see sõltub teie töö iseloomust või sellest, kui palju teid ümbritsevad inimesed teid vajavad," ütleb ta.

Kui olete häiriva keskkonna loonud, on aeg kõrvaldada ülim tähelepanu hajutamine: teie seade. Iga teavitusriba, number, punkt, ping, DM on loodud teie tähelepanu köitmiseks. Nad teevad sellega ka head tööd, kuid teil on rohkem kontrolli, kui arvate.

„Teine samm oma keskkonna ja tähelepanu juhtimiseks on oma e-posti aadresside sulgemine või võrguühenduseta režiimi või ärge häirige,“ soovitab Thomas. Jah, isegi kui tegelikult töötate ainult meilitsi.

"Kui mul on 50 [e-kirja], millele pean vastama, siis ainus viis, mida teha, on see, kui ma peatan uute sõnumite tuleku," ütleb ta. "Muidu ei pääse ma olemasolevasse 50-sse, sest vastan esimesele ja siis tuleb uus (ja uus ja uus)." Pöörake tähelepanu ainult uutele meilidele pärast olete vastanud olemasolevatele sõnumitele, millele olete vastuse seadnud.

Seejärel peitke oma telefon ja “kõik muu teie ümber, mis sumiseb, helistab, vibreerib või muul viisil teie tähelepanu köidab,” ütleb Thomas. Pange see üles Ära sega, vaikne ja näoga allapoole - või veelgi parem, kusagil silma alt ära. "Uuringud näitavad, et lihtsalt meie telefoni olemasolu juhib tähelepanu kõrvale, isegi kui see on välja lülitatud ja näoga allapoole." (Ära paanitse, sina saab kontrollida teie telefoni ja e-posti ning Google'i vestlusi ja Twitterit ning kõike muud, kui teie fookusperiood on üles.)

Kui olete keegi, kellele meeldib taustamüra, olge ettevaatlik, mida otsustate kuulata. Võite arvata, et taskuhääling Kontor kordused või räppmuusika aitab teil keskenduda, kuid see võib toimida vastupidiselt.

„Kõik on erinevad, kuid uuringud näitavad, et üldiselt on see häiriv. Inimesi häirib kõige rohkem teiste inimeste hääl, ”räägib Thomas. "Kui soovite tõesti müra, siis tehke sellest müra: klassikalist muusikat, ookeanilainete helisid, krõpsude säutsumist või tulekahju mõranemist." 

SEOTUD:Valge müra, roosa müra või pruun müra - milline värv on teie jaoks?

Kui otsustate, et on aeg toiming teha, ja olete võimalikud katkestused kõrvaldanud, tehke seda ülesannet „kas siis, kuni see on valmis või kuni jõuate peatuskohta, mille määrasite enne alustamist. ” Siin käivad aeg ja tähelepanu käsikäes käsi.

Kui see on üks suur ülesanne, jagage see saavutatavateks tükkideks, mille täitmine muutub teie määratud peatuskohtadeks. Liikuge mõlemasse täie tähelepanuga, kuni nad on valmis. Või määrake taimer ja otsustage, et suunate kogu oma tähelepanu sellele, et saaksite selles ajagraafikus lõpule viia.

See samm on ülaltoodud harjumuste harjutamine, et muuta teie tähelepanu koondamine teiseks olemuseks.

"Inimesed küsivad minult palju:" Kas me oleme oma seadmetest sõltuvuses? "Ma ei ole psühholoog, kuid ma võin teile öelda, et meie tehnoloogia kujundab harjumuspäraselt," räägib Thomas. "Kõik meie telefonide rakendused... on loodud meie tähelepanu varastamiseks." 

Ülesannete vahetamine ülesannete juurde või teatiste tühjendamise, teksti kontrollimise ja teleril taustmüra sisselülitamise kiusatusele järele andmine - kõik neist on saanud osa meie igapäevaelust. Põhimõtteliselt oleme koolitatud tähelepanu juhtimiseks igal sammul. "Me oleme harjunud tähelepanu hajutama," usub Thomas.

Tähelepanu kõrvalekaldumise leevendamise abil „harjute pikema aja jooksul ilma [nendeta] paremini ja hakkate arendama oma võimet kauem keskenduda”, ütleb ta. „Nii nagu tähelepanu kõrvalekaldumine haakub teie tähelepanu ajal, suurendab nende tähelepanu kõrvalejuhtimine ka teie tähelepanu hajumist. [Lõpuks], selle asemel, et iga paari minuti tagant vahetada, on teil suurem võimalus valida, kui vahetate. ”

"Meie suutmatus saavutada meie jaoks kõige olulisemaid asju - nagu ma määratlen tootlikkust - ei tulene sellest, et meil pole päevas piisavalt aega," lõpetab Thomas. „Me käitume nii, nagu oleme täiesti abitud kogu ümbritseva suhtes, kuigi tegelikult me ​​seda pole. Minu jaoks on see kõige olulisem sõnum ja see, mille vastu ma kõige kirglikumalt suhtun... Ma tõesti tahan, et inimesed mõistaksid, et teil on teie tähelepanu üle kontroll. Noh, võib-olla te ei tee seda praegu, aga saate. "

SEOTUD:Kas soovite lõpetada pakkumise tegemise? Siin on 7 erinevat trikki, mida nüüd proovida (mitte hiljem)