5 e-posti haldamise näpunäidet
USA-s saadetakse ja võetakse iga päev vastu üle 100 miljardi e-kirja. Kui tundub, nagu oleksid nad kõik teie postkasti maandunud, taltsutage kaos selle valutu plaaniga.
Kõik meie pakutavad tooted on meie toimetused iseseisvalt valinud ja üle vaadanud. Kui ostate lisatud linkide abil, võime teenida komisjonitasu.
Jamie Chung
1. samm: looge kaustad
Kui kasutate postkasti vaikesalvestusruumina, muutub see kiiresti digitaalseks rämpsu sahtliks, mis muudab vajaliku leidmise keerukaks, ütles Atlanta isikliku tootlikkuse ekspert Peggy Duncan. Teate, et saate sõnumeid käsitsi kaustadesse sortida, kuid kas taipasite, et saate seadistada filtrid, mis suunavad sõnumid automaatselt nende kaustadesse? Näiteks võivad Facebooki teated minna otse sotsiaalmeedia kausta. (Gmail teeb seda automaatselt, kuid saate seadistada sarnase süsteemi teiste e-posti teenustega.) Lõppude lõpuks Üks tüüpi e-kirjad, nagu infolehed, on rühmitatud oma kausta, saate need ühega kustutada klõps. Kaustade arv, millega töötate, ja see, kuidas neid nimetate, peaks sõltuma teie vajadustest.
2. samm: püüdke oma postkasti ainult 20 eset
Jah, tõsiselt. Kakskümmend e-kirja tähendab, et näete tervet postkasti kerimata. Niipea, kui olete sõnumiga tegelenud, failige või kustutage see. Teie postkasti kuuluvad ainult möödunud nädala sõnumid, millele te pole veel vastanud.
3. samm: pidage kinni ajakavast
E-kirjade lugemine kahjustab tootlikkust. Kutsealadel, kus pidev suhtlemine on ülioluline, ei pruugi ajakava kehtestamine olla realistlik. Kuid kui vaatate oma tööd pikalt ja raskelt, võite leida, et lugemisaega saab määrata iga 60 või 90 minuti järel. Seadke oma kalendris märguanded, kuni olete rutiinis. "Kui keegi peaks teie juurde jõudma, helistatakse," ütleb raamatu autor Marsha Egan Postkasti Detox ja e-posti tipptaseme harjumus ($20, amazon.com). Kui lohistate oma telefonis e-kirju, märkige need, kellega peate jälgima, lugematuks, et te ei unustaks hiljem vastata.
4. samm: korraldage enne lugemist
Iga kavandatud e-posti seansi alguses sorteerige saatja järgi, et märgata VIP-idelt saadud teateid (ülemus, teie lapse õpetaja), seejärel skaneerida teema read ja kustutada ilmne rämps.
5. samm: reageerige strateegiliselt
Kas saate kirjutada tagasi kahe minutiga või vähem? Tehke seda kohe, ütleb Egan. Kui e-kiri nõuab rohkem aega, märkige see ära, nii et seda saab plaanitud akna ajal hallata samal päeval või järgmisel hommikul. Kas kardate, et pika reageerimise järel tõmmatakse meilisõnum välja? Aeg telefoni kätte saada.
Insideri tehnilised nipid
Parandage oma e-posti elu nende vähetuntud tööriistade abil, mida soovitavad IT-spetsialistid kolme parima e-posti pakkuja juures.
Gmail: tühista saatmine
Kas ma ei tahtnud saada nuppu Saada? Teil on 30 sekundit, et selle e-kirja tagasi saata. Nii et liikuge edasi!
Kuidas: Minge seadetesse, siis Labs, seejärel klõpsake jaotises Undo Send nuppu Luba. Kuule!
Yahoo: ühekordselt kasutatavad aadressid
Kui te ei soovi oma e-posti aadressi juhuslikele veebisaitidele anda, looge alternatiivne aadress, mis suunab sõnumid teie tegelikku postkasti. Kui varuaadressi satub rämpsposti, saate selle lihtsalt kustutada.
Kuidas: Minge paremas nurgas oleva hammasratta juurde ja klõpsake valikul Seaded, siis Turvalisus ja siis Ühekordsed aadressid.
Outlook.com: pühkimine
See funktsioon võimaldab prügikasti postkasti saata kõik sõnumid ühelt saatjalt (näiteks teie endine või Groupon).
Kuidas: Avage üks saatja e-kiri, klõpsake ekraani ülaosas nupul Pühkimine ja seejärel klõpsake nuppu Kustuta kõik alates.