11 saladust tööl halbade uudiste edastamiseks

Andke tagasisidet kiiresti, kuid mitte kohe.
Ärge oodake iga-aastast ülevaadet, et nimetada parendusvaldkondi. Pöörake probleemidele kiiresti tähelepanu, nii et üksikasjad oleksid teie mõtetes värsked. Päev pärast vahejuhtumit on magus koht; natuke aega vaigistab liiga tuliseid emotsioone ja laseb teil end sõnadega ette valmistada ning olla läbimõeldum. "Mõlemal poolel on hetkel tugevam ja vähem abivalmis reaktsioon," ütles Jennifer Porter Boda Grupp, juhtimis- ja meeskonna arendamise ettevõte. Iga-aastased või kvartaalsed ülevaated peaksid hõlmama eesmärke ja keskenduma tulevikku suunatud tagasisidele - näiteks sellele, mida keegi peab rohkem tegema või vähem kui karjääri edendamiseks („Kui peaksite saama andmeanalüütika vilumust, näen, et hüppate järgmise juurde tase ”).

Pidage meeles oma kavatsust.

Mõelge, miks soovite kõigepealt tagasisidet jagada. "Teete seda, sest soovite aidata inimesel õnnestuda," ütleb Porter. Sel ajal võib see tunduda vähem heatahtlik - võite arvata, et peate lihtsalt halbu harjumusi ohjeldama või lohakat tööd parandama -, kuid igasugune tagasiside aitab teie meeskonnal õppida ja kasvada. Samuti soovite teenida nende usalduse. "Kui te tagasisidet ei edasta, siis teeb ja võib-olla keegi teine ​​ei tee nii head tööd, kui teil oleks," ütleb Freyan Billimoria, ettevõtte inimeste tegevuse direktor Oskuste jagamine, veebipõhine õpikogukond. Vestluse ajal väljendage oma kavatsust. Öelge: "Ma ütlen teile seda, kuna hoolin sinust ja soovin, et oleksid võimalikult tõhus."

Mõelge sisule, mitte kohaletoimetamisele.
Paljud juhid muretsevad selle pärast, kuidas nad kavatsevad lööki pehmendada, selle asemel, et öelda, ütles Porter. "See on nagu kõne ettevalmistamine ja keskendumine pigem kandmisele, mitte ettekande sisule," märgib ta. Küsige endalt: „Mis on minu põhisõnum? Mida ma loodan, et see inimene võtab vestluse ära? Mis ma järgmisena juhtuda tahan? ”Kirjutage üles, mida ütlete, ja harjutage dušši all või usaldusväärse töökaaslase peal. Nullige käitumise või tegevuse suhtes, selle asemel, et arutada tundeid, ja tuua konkreetseid näiteid, nt "Ma märkasin, et sekkusite sellel kohtumisel inimesi kuus korda" (versus "Olete ebaviisakas töökaaslased ”).

SEOTUD: Siit saate teada, kuidas saada paindlikku ajakava tööl

Alustage küsimusega.
Arutelu peaks olema dialoog, mitte monoloog. Öelge: „Mulle meeldiks, kui saaksin teiega vestelda, et tagasisidet jagada. Kas see on OK? ”Jah öelda on inimloomuses, kuid luba küsides võite suhet tugevdada, ütleb Porter. Teine taktika: laske teisel inimesel vestlust juhtida. Öelge: „Mulle meeldiks teiega rääkida x. Mis läks teie arvates hästi? Mida te arvate, et ei teinud? ”Andke töötajale aega reageerimiseks. "Paljudel juhtudel teavad nad juba, kuhu nad jäävad," ütleb Fran Hauser, raamatu autor Kena tüdruku müüt ($16; amazon.com). "Kui raamite vestluse kriitika asemel koostööna, on toon rohkem toetav."

Kasutage vähem sõnu.
Ole võimalikult konkreetne. Ebamäärased või klišeed fraasid („peate tegema oma juhi kohalolekut“) või suhkruga kaetud tagasiside on kuulajale segane, suurendades tõenäosust, et nad jätavad teie mõtte täielikult vahele. "Kui kasutate 100 sõna, et öelda, et keegi on tähtajast mööda läinud, siis seletate üle," ütleb Porter. Ja kui olete laadinud täitesõnu ja pehmendajaid (“ma tean, et olete ületöötanud”), hakkab tagasiside tunduma isiklik ja eelarvamused võivad sisse hiilida, ütles Billimoria. Selle asemel jõuage asja juurde ja mainige, mida vaatasite. Öelge: „Ma märkasin, et jäime kahe viimase aruande esitamise tähtajast mööda. Mis juhtus?"

Ärge jootke oma sõnumit maha.
Tavapärane komme, et kahe negatiivse tagasiside vahele pannakse negatiivne tagasiside, võib olla instinktiivne, kuid see on üks juhtide suurimaid vigu, kirjutab Billimoria. Tagasiside peitmine komplimentide sees võtab sõnadest võimu ära. „Inimesed näevad seda tulemas; siis nad loobuvad positiivsest, ootavad negatiivset ega usalda seda, mida teil öelda on, ”ütleb Porter. Mida saate teha, et olla lahke, kuid otsene: väljendage tagasisidet positiivselt, ütleb Hauser. Öelge: "Paljudel läheb hästi, kuid mul on konstruktiivset tagasisidet mõne parandamist vajava asja kohta" või "mul on nõuandeid, mis võivad teid aidata."

SEOTUD: Hoolitsege postkasti hea eest nende professionaalide e-posti haldamise näpunäidete eest

Esitage kontekst.
Miks sa hoolid, kui keegi toimetab töö hilinemisega? Või ei vorminda esitlusi ideaalselt? Vastused võivad olla teile ilmsed, kuid töötaja peab mõistma, miks teie tagasiside taga on. Proovige paigutada suuremasse pilti konkreetsed märkmed - näiteks „Kui meie osakond hilineb tööga, mõjutab see ka teisi meeskondi” või „Kui teie rahandus näib valesti joondatud, võib see põhjustada inimeste umbusalduse teie numbrite suhtes. ”Hauseri sõnul võib teie tagasiside olulisuse selgitamine hõlbustada edastamist ja kuule.

Ole empaatiline.
Kriitiliste kommentaaride saamine on keeruline. „Pole tähtis, kui osav olete tagasiside edastamine. See torkab endiselt silma, ”ütleb Porter. Ärge olge liiga karm, kuulake teise inimese vaatenurka ja jääge rahulikuks. Vältige ka sõna „teie”, kui saate. "Peen sõnavalik võib muuta vestluse pigem dialoogiks kui rünnakuks," ütleb Hauser. Näiteks selle asemel, et öelda: „See on see, mida ma arvan, et oleksite võinud teisiti teha,” öelge: „Minu arvates oleks seda võinud teha teisiti.”

Tehke seda näost näkku.
Karmide uudiste edastamine e-posti või telefoni teel on ahvatlev, kuid isiklikult kohtumine (või Skype'i või FaceTime'i kaudu) on tõhusam, väidab Hauser. See võimaldab teil lugeda üksteise mitteverbaalseid näpunäiteid ja emotsionaalset kavatsust. "Näost näkku olemine on ainus viis tagada, et teine ​​inimene tunneks teie kaastunnet," ütleb Hauser. Kui te ei näe oma töötajat, on ka raskem aru saada, kas ta häirib teid või isegi pöörab tähelepanu sellele, mida teie räägite. “Istuge sirgelt ja hoidke silmsidet, hoolimata sellest, kui keeruline see võib olla,” ütleb Hauser.

Kas teil on järelplaan.
Lõpetage vestlus järgmiste sammudega. Küsige, kuidas saaksite abiks olla, ja otsustage koos, millal peaksite uuesti rääkima (päevad, nädalad või kuud hiljem, sõltuvalt probleemist). Seejärel registreeruge pärast päeva või kahte, et näha, kuidas teine ​​inimene tunneb. On loomulik, et tagasiside vastuvõtja kõnnib vestlusest pisut haavatuna, isegi kui see oli viljakas, väidab Porter. "Peate andma inimestele aega töötlemiseks," ütleb Billimoria. „Tugevate suhete võti on tagasiulatuvus.” Kui teenite seda, teenite usalduse, mis muudab tagasiside jagamise järgmisel korral lihtsamaks.

Ärge unustage ka piisavalt kiita.
Muutke positiivse tagasiside edastamine oma rutiiniks - ärge pigistage seda lihtsalt ebameeldivatesse vestlustesse. Asi ei ole lihtsalt inimeste meelitamises või kõigile trofee andmises; positiivne tagasiside on professionaalse arengu vahend. Esiteks on see konstruktiivne - inimestele on kasulik teada, mis neil hästi läheb, et nad saaksid seda jätkata. Teiseks aitab see luua kultuuri, mis on tagasiside suhtes avatum ja sallivam, väidab Porter. Ole ka siin konkreetne. Öelge: „Mulle väga meeldib, kuidas te selle väljakutsega hakkama saite” või „Hindan väga, et rääkisite teiste osakondadega nende sisseostu saamiseks.” Ja öelge seda sageli. "Iga kriitika eest peaksite kiitma vähemalt viis tükki," ütleb Hauser. "See viib inimesed kohta, kus nad soovivad tagasisidet."