Vabandame viivituse pärast: näpunäited hilinenud vastuse saamiseks e-posti teel etiketiga

Kõik meie pakutavad tooted on meie toimetused iseseisvalt valinud ja üle vaadanud. Kui ostate lisatud linkide abil, võime teenida komisjonitasu.

Igaüks, kes on e-posti võlgades, teab, kui stressi võib olla vastuse võlgnemine kellelegi (või paljudele inimestele). Samuti teavad nad, kui raske on muusikaga silmitsi seista, neil on hilinemine ja nad vajutavad „Saada“.

Kas tasub viivituse eest tunnistada ja vabandada või mängida seda lahedalt ja käituda nii, nagu polekski viga? Kas pärast teatud aja möödumist on isegi väärt reageerida? Enne kui midagi ette võtad e-posti etikett faux pas, lugege kahelt etiketiasjatundjalt kõige suuremaid vastuseid ja ärge vastake e-kirjale hilinemisega (lisage mõni vastus näidisele, et saaksite alustada).

1. Saate aru, kas vastate hilinemisega või mitte.

"Otsustage, kas olete tõesti hiljaks jäänud või tunnete end lihtsalt süüdi," ütleb Diane Gottsman, rahvusliku etiketi ekspert, artikli autor Kaasaegne etikett parema elu jaoks

2. Enamasti tasub vabandust paluda.

Juhtub nii, et igaüks jätab tähtajad või unustab uuesti kirjutada - kunagi ei ole valus seda enne edasiliikumist teadvustada. "Kui see juhtub, on vaja vabandust paluda," ütleb Jodi R. R. Smith, Mannersmithi etikettikonsultatsioonide president ja artikli autor Etiketiraamat: täielik juhend moodsate maneerideni ($10; amazon.com). "Vabandage ja liigutage vestlust edasi."

3. Hoidke see lühike ja asjalik.

„E-kirja eesmärk on olla kiire, informatiivne ja lühike. Nii peaksite hakkama saama operatiivse (tahtliku või mitte) viivitamatu reageerimise kontrollimisega, ”ütleb Gottsman. Pole vaja luuletada, TMI-d jagada ega vabandusi teha.

"Seletused satuvad sageli ainult takistusele," ütleb Smith. "Pole vaja luua pikki jutte ja kindlasti pole vaja koledat tõde."

Kui kavatsete sellesse pisut isikupära süstida, soovitab Gottsman minna midagi lihtsat: „Mul on kahju, et ma teie juurde varem ei pöördunud. Uurisin teie taotlust ja jäin tahtmatult kahe silma vahele reageerimise tähelepanuta. ”Ja jätke see.

4. Valige oma sõnad targalt.

Muidugi, kui olete teise inimesega lähedal, on sobilikum argisem ja vestluslikum toon. Gottsman ütleb sellise vastuse nagu: „Oh jumal küll, mul on nii kahju, et võtsin nii kaua aega, et teie juurde tagasi jõuda. Palun andke mulle andeks! ”Sobib suurepäraselt kellelegi, kellega olete lähedal, kuid võib-olla mitte professionaalse e-posti vahetamiseks oma ülemusega. Üks lemmikloom, kes paljudel juhtidel on, on see, kui aruanne vastab hiljaks, kasutades slängi, näiteks “Minu halb”. See tuleb kokku nagu rämps või viltu. Parem pidage kinni professionaalsest ja tõestisündinud teemast nagu näiteks „Vabandage viivituse eest, saan sellega hakkama ja lähen parem edasi“.

5. Otsustage parem olla.

Täpse tähtajaga e-posti aadressi omamine ja postkastis istumine pole lõbus - ja see on ebamugav ka teisele inimesele. „Pange tulevikus olulistele meilidele märkimine, et neid ei jätaks kahe silma vahele,” ütleb Gottsman. "Liiga hilja reageerimine teeb olukorra ainult ebamugavamaks."

Paar hilist vastust pakkuvat e-kirja

Kui jäite olulisest töötähtajast ilma, ütleb Smith, et kuuluge sellele, siis öelge aitäh kannatlikkuse eest:

“Palun vabandage viivitust. Lõpetame projekti nüüd lõpule ja saame homme kogu nõutud teabe COB-lt. Täname teid lisaaja eest, kuna saime kõigile teie küsimustele täielikult vastata ja ootame teiega järgmisel nädalal toimuval kohtumisel kõnet. "

Kui keegi on teile ilma tähtajata sõbraliku teate saatnud, kuid see viitab viisakale vastusele, soovitab Gottsman:

“Tänan teid lahke meili eest, mis puudutas minu hiljutist reklaamimist. Olen kolinud viimased päevad kontoritesse ja aeg on minust eemaldunud. Ootan teiega järgmise nädala mikseriga tutvumist. ”

Kui sa täielikult ei vasta RSVP tähtajale, Ütleb Smith, "tehke oma mea culpa lühikeseks ja armsaks ning keskenduge selle asemel sündmusele."

„Mul on väga kahju, et teie RSVP-kuupäeva ei tulnud, loomulikult viibime teie erisündmusel. Mul on kleit juba olemas ja mu abikaasa plaanib kanda oma tantsujalatseid. ”

Kui olete sõbralt või sugulaselt saanud halbu uudiseid ja viivitanud reageerimisega, meeldib Smithile see leebe lähenemine:

“Teie e-kiri tuli täieliku üllatusena ja tahtsin oodata, kuni mul oli vaikne hetk, et tõesti vastata. See peab olema väga keeruline aeg... ”

Ainus aeg, kui on õige mitte reageerida

"Kui e-posti aadress on midagi, mille vastu te ei tunne huvi (mõelge: masspakkumised), või kelleltki, kelle pigem blokeeriksite, siis klõpsake nuppu Kustuta ja ärge mõelge kaks korda," sõnab Gottsman.

SEOTUD: Kõik, mida peaksite (ja ei peaks) sisaldama kontorivälise e-posti aadressil