Kontorivälised e-kirjad: kõik, mida peaksite (ja ei peaks) sisaldama

Töömaailmas on vähem tervitatavaid akronüüme kui “OOO”. Lisaks sellele, et see on tõrgeteta muretu olemasolu lubamine, loob kontoriväline teade töömeilis on praktiline viis töökaaslastele ja klientidele teada andmiseks, et teil on teatud ajani raske jõuda - kui mitte kättesaamatuks - ajahulk. Nii et kuigi seda pole vaja üle mõelda (te ei kirjuta siin romaani), on see oluline, mida te kaasate.

Kontorivälise sõnumi ettekirjutamine võib tunduda pisut kohmakas ja robotlik, kuid see on vajalik ja abiks kõigile, kes proovivad jõuda, kui jõite Mai Tais randa või matkate Machut Picchu. (Lisaks aitab eemaloleva sõnumi seadmine lahti ühendada ja lõõgastuda, kui teil on probleeme töölt lahkumisega.) Puhkuse automaatse vastamise korral on siin kirjas, mida öelda (ja mida mitte öelda).

SEOTUD: 9 viisi, kuidas säästa puhkust, mida soovite

1. Kaasa tervitus ja registreerumine.

Muidugi sõltub see, kuidas käivitate OOO sõnumi, teie isiklikest eelistustest ja töökeskkonnast. Kuigi suur "tere" pole tingimata vajalik, peate alustama kuskilt ja see on tore lisada inimlikku puudutust. Kui hüpata otse jaotisse "Olen praegu kontorist väljas ...", tundub teile liiga imelik ja irdunud, astuge selle juurde lihtsa "Tere," või "Tänan teid meili eest".

Sama kehtib ka teie allkirja kohta. Võite lahkuda koos tagasipöördumise kuupäevaga, kuid kui on mõistlik sellega lõpetada näiteks "Aitäh!", "Parim, (teie nimi)" või "Ilusat nädalavahetust (või lisage puhkus siia)!", minge selle eest.

2. Lisage, kui kaua te väljas olete.

Mainige algus- ja lõppkuupäevi: „Reisin 3. – 7. Juulist ega kontrolli meili. Ma vastan teie märkusele nii kiiresti kui võimalik, kui olen kontoris tagasi 8. juulil. ”(Ärge unustage, kui naasete, puhkuseregulaatori välja lülitada!).

3. Lisage, kas kontrollite e-posti või mitte.

Eemal olevast sõnumist pole abi ainult siis, kui olete täiesti ruudustikust väljas. Võib juhtuda, et reisite tööle või töötate eemalt, muutes suhtlemise juhuslikuks ja WiFi-ühenduse varjatuks. Kui te ei kontrolli e-kirju ega vasta e-kirjadele, öelge seda (vt ülaltoodud näidet). Vastasel juhul on kasulik seada sõnum, mis hoiataks inimesi, kellele te pole reisimise või kohapealsete kohustuste tõttu nii usaldusväärselt juurdepääsetav. See kõik seisneb ootuste seadmises neile, kes proovivad teiega ühendust saada. Näiteks: “Tänan teid märkuse eest! Reisin fotosessioonile 3. juulini ja kontrollin perioodiliselt e-kirju / mul on piiratud juurdepääs e-kirjadele ning reageerimine võib olla aeglane. ”

4. Lisage, kuidas teieni jõuda (kui üldse).

Kui olete mõnevõrra saadaval, kirjeldage, kuidas täpselt ühendust võtta. Näiteks: „Ma ei kontrolli e-posti, kuid kui teil on vaja minuga mingil põhjusel ühendust saada, võtke minuga ühendust oma mobiilis…“ Või: „Kui see on ajatundlik, saatke mulle julgelt meilisõnumit. (naasmise kuupäeval), nii et see asub minu postkasti ülaosas. ”Või:“ Kiireloomuliste taotluste korral võtke ühendust (assistendi, kolleegi, vabakutselise või mõne muu olemasoleva kontoris oleva nimega) katvus) ”. Enne mõne muu töökaaslase kontaktteabe lisamist oma OOO-sse puhastage see nendega - isegi kui olete nende ülemus, on heads-up siiski tore viisakus.

5. Vältige tarbetuid isikuandmeid.

Kui olete sel nädalavahetusel väljas rasedus- ja sünnituspuhkusel või isapuhkusel või abiellute (!) (!), On see täiesti tore lisada - kuid see on nii palju, kui isiklik jagamine peab toimuma automaatse vastusena. Mõelge, kuidas võiksite reageerida kellegi eemalolevale sõnumile, mainides liiga palju isiklikke üksikasju. Soovite, et vastuvõttev isik teaks a), kas vastate tema e-kirjale või mitte, ja b), millal ta eeldab, et kuuleb teilt tagasi. Kõik muu on tõenäoliselt TMI, nii et pidage seda lihtsaks.

SEOTUD:Parim viis e-posti teel allkirjastamiseks, kui soovite kiiret reageerimist